Konfekcjonowanie towaru: Czym jest i kiedy warto zlecić je zewnętrznej firmie (5 przykładów!)

Jeśli jesteś producentem z branży FMCG lub firmą e-commerce, to zapewne zdajesz sobie sprawę z tego, jakim bólem głowy potrafi być konfekcjonowanie towaru (czyli przygotowanie produktów do sprzedaży detalicznej), szczególnie jeśli chcesz, żeby proces ten był zarówno bezbłędny, jak i wydajny kosztowo.

Każdy ma tutaj dwie opcje: może pakować, etykietować lub foliować towar własnymi siłami lub zlecić ten proces zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie.

Jeśli rozważasz drugą opcję, to pewnie nurtuje Cię kilka pytań:

• Jakie dokładnie usługi obejmuje konfekcjonowanie produktów?
• Czy w mojej konkretnej sytuacji opłaci mi się współpraca z zewnętrzną firmą?
• Jakich korzyści – kawa na ławę! – mogę się spodziewać?

W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na te pytania.

Na konkretnych i praktycznych przykładach z branży FMCG pokażemy Ci, jakie usługi wchodzą w skład konfekcjonowania oraz jakie korzyści niesie ich outsourcing. Poznasz też prawdziwe przypadki firm, które stanęły przed podobnym wyborem.

A jeśli okaże się, że nie znalazłeś w tym artykule odpowiedzi na swoje pytanie, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość: wystarczy, że klikniesz tutaj i skontaktujesz się ze mną na podane dane. Konfekcjonowaniem zajmuję się już od kilkunastu lat i chętnie udzielę Ci potrzebnych informacji oraz pomogę podjąć decyzję skrojoną pod Twoją sytuację biznesową.

Czym dokładnie jest konfekcjonowanie?

Konfekcjonowanie to proces przygotowywania produktów do sprzedaży lub dystrybucji poprzez pakowanie, znakowanie, foliowanie lub łączenie w zestawy. Może być wykonywane maszynowo lub ręcznie. Manualne konfekcjonowanie sprawdza się w sezonowych promocjach, przy produktach o nietypowych kształtach oraz tam, gdzie kluczowy jest atrakcyjny i oryginalny wygląd opakowania.

Jakie usługi wchodzą w zakres konfekcjonowania towaru i kiedy warto je zlecić?

Poniżej przedstawiamy kluczowe usługi, które wchodzą w skład konfekcjonowania.

Ponadto – żeby było Ci łatwiej zdecydować czy powinieneś dany proces outsourcować czy też realizować go wewnętrznie – przygotowaliśmy dla Ciebie kilka praktycznych przykładów. Opisujemy w nich typowe okoliczności, w których firmy z branży FMCG stają przed podobnym dylematem i rozważają wybór zewnętrznego partnera.

Jeśli jesteś już zdecydowany na outsourcing, to koniecznie przeczytaj też ten artykuł, w którym doradzamy m.in. jak wybrać dobrego co-packera, czyli firmę oferującą konfekcjonowanie produktów jako usługę.

Usługa #1: Pakowanie i przepakowywanie towarów

Jest to najbardziej klasyczna z wszystkich usług wchodzących w skład konfekcjonowania. Obejmuje ona zarówno pakowanie pojedynczych produktów, jak i przepakowywanie z opakowań zbiorczych do jednostkowych, np. saszetkowanie, lub z istniejących już opakowań jednostkowych do nowych, najczęściej z uwagi na błąd, uszkodzenie lub nieaktualny element.

(jeśli zaintrygowało Cię przepakowywanie nastawione na „uratowanie” towaru ze zwrotów lub z uwagi na inne, niefortunne okoliczności, to polecamy Tobie też nasz tekst o repackingu)

Przykład wyzwania: Trzeba obsłużyć sezonowe szczyty sprzedażowe

Wyobraź sobie, że jesteś producentem żywności BIO i sprzedajesz swoje produkty w sieciach sklepów ekologicznych. Przed świętami liczba zamówień wzrasta trzykrotnie – z 5 000 do 15 000 kartonów miesięcznie. Twój kilkuosobowy zespół, który normalnie radzi sobie z kompletowaniem i pakowaniem zamówień, nagle staje przed ogromnym wyzwaniem. Standardowo każde zamówienie zawiera 5-6 różnych produktów, które trzeba nie tylko zapakować, ale też odpowiednio zabezpieczyć przed uszkodzeniem w transporcie. 

Zatrudnienie i przeszkolenie dodatkowych pracowników tylko na okres świąteczny oznaczałoby wysokie koszty i ryzyko związane z jakością pracy niedoświadczonego personelu.

W tym przypadku firma konfekcjonująca może nie tylko przejąć odpowiedzialność za cały proces pakowania, ale również zaoferować kompleksową obsługę logistyczną. Dzięki dostępowi do profesjonalnego sprzętu i doświadczonemu zespołowi, może ona zagwarantować, że każdy produkt zostanie odpowiednio spakowany, właściwie zabezpieczony, a zamówienia realizowane na czas, nawet w okresie wzmożonego ruchu.

Masz pytania związane z konfekcjonowaniem i potrzebujesz bezpłatnej konsultacji? 

Nic prostszego, zadzwoń na +48 506 050 564 lub napisz na bartosz.grajewski@transpak.pl i porozmawiaj z Bartkiem Grajewskim, naszym Dyrektorem Sprzedaży!

Przykład wyzwania: Trzeba szybko zwiększyć skalę działań

Załóżmy, że Twoja firma produkująca przekąski właśnie podpisała umowę z dużą siecią sklepów convenience. Z dnia na dzień musisz być gotowy na pakowanie nie 10 000, a 100 000 opakowań miesięcznie. Co więcej, każdy produkt musi spełniać rygorystyczne wymagania sieci handlowej dotyczące sposobu pakowania i oznakowania, a każda partia towaru musi być dostarczana w określonych godzinach, z kompletem odpowiedniej dokumentacji.

Samodzielne zorganizowanie takiej operacji wymagałoby znaczących inwestycji w infrastrukturę, zatrudnienie i przeszkolenie nowego personelu oraz reorganizację procesów logistycznych. Firma konfekcjonująca może nie tylko zapewnić odpowiednią skalę operacji, ale także zagwarantować zgodność z wymogami sieci handlowej. Dysponuje ona już niezbędnym sprzętem, wykwalifikowanym personelem i wypracowanymi procedurami, które pozwalają na natychmiastową i sprawną obsługę dużych wolumenów przy zachowaniu wysokiej jakości.

Usługa #2: Etykietowanie i znakowanie

Etykietowanie to nic innego jak profesjonalne nakładanie etykiet, kodów kreskowych i innych oznaczeń na produkty FMCG.

Przykład wyzwania: Trzeba wprowadzić nową linię produktów

Powiedzmy, że wprowadzasz na rynek nową linię napojów funkcjonalnych. To seria 5 różnych produktów, każdy w dwóch wariantach smakowych, co daje łącznie 10 różnych wersji produktowych. Każdy z nich wymaga precyzyjnego naklejenia etykiety zawierającej nie tylko informacje w dwóch językach, ale także specyficzny dla danego wariantu kod kreskowy, numer partii produkcyjnej i datę ważności.

Do tego dochodzą dodatkowe oznaczenia wymagane przez przepisy, takie jak piktogramy informujące o składnikach alergennych czy symbole recyklingu. Etykiety muszą być naklejone równo i bez pęcherzyków powietrza, co jest szczególnie istotne w przypadku produktów premium.

Firma konfekcjonująca, dysponująca specjalistycznym sprzętem i doświadczonym personelem, może zapewnić nie tylko precyzję w naklejaniu etykiet, ale także prowadzić szczegółową dokumentację numerów partii, co jest kluczowe w przypadku produktów spożywczych. Dodatkowo, może pomóc w organizacji przestrzeni magazynowej tak, aby różne warianty produktów były odpowiednio posortowane i łatwe do identyfikacji.

Usługa ta polega m.in. na zabezpieczaniu produktów folią termokurczliwą lub stretch (najczęściej przy transporcie i magazynowaniu) oraz na tworzeniu zgrzewanych zestawów promocyjnych.

Usługa #3: Foliowanie i zgrzewanie

Załóżmy, że Twoja firma produkująca kosmetyki naturalne właśnie wprowadziła limitowaną edycję w szklanych opakowaniach. Każdy produkt wymaga nie tylko standardowego zabezpieczenia folią, ale także specjalnego opakowania ochronnego, które zapewni bezpieczeństwo podczas transportu. Zakup i instalacja profesjonalnej linii do foliowania wymagałaby nie tylko znaczących inwestycji w sprzęt (minimum 50m² powierzchni), ale także w szkolenia personelu.

Usługa ta polega m.in. na zabezpieczaniu produktów folią termokurczliwą lub stretch (najczęściej przy transporcie i magazynowaniu) oraz na tworzeniu zgrzewanych zestawów promocyjnych.

Przykład wyzwania: Brak przestrzeni produkcyjnej i magazynowej

W tej sytuacji zlecenie foliowania firmie zewnętrznej pozwala na zoptymalizowanie wykorzystania dostępnej powierzchni, która może być przeznaczona na kluczowe procesy produkcyjne.

Co więcej, firma konfekcjonująca może zaoferować różne rodzaje folii i technik pakowania, dobierając optymalne rozwiązanie do specyfiki produktu. Dodatkowo, może zapewnić tymczasowe przechowywanie gotowych produktów w swoim magazynie, co kompleksowo rozwiązuje wyzwania związane z gospodarowaniem przestrzenią

Usługa #4: Towarowanie standów oraz kompletowanie zestawów promocyjnych

Usługa ta obejmuje kompleksowe przygotowanie standów reklamowych, np. typu display, oraz wszelkich innych zestawów promocyjnych, które wymagają niestandardowego łączenia różnych produktów.

Przykład wyzwania: Trzeba przeprowadzić akcję promocyjną wymagającą nietypowego pakowania

Wyobraź sobie, że jesteś producentem zdrowych przekąsek i przygotowujesz kampanię promocyjną w 200 sklepach na terenie całego kraju. Każdy stand musi zawierać identyczny zestaw: po 6 sztuk z każdego z 5 różnych produktów, ulotki informacyjne, cenówki oraz materiały reklamowe. Do tego przygotowujesz specjalne zestawy promocyjne łączące różne produkty, na przykład zestaw „zdrowe śniadanie”, który zawiera musli, suszone owoce i batony zbożowe.

Produkty muszą być ułożone na standach w kolejności, która musi być identyczna we wszystkich lokalizacjach, aby zachować spójny wizerunek marki. Zestawy promocyjne wymagają precyzyjnego kompletowania i specjalnego pakowania oraz insertowania dodatkowych elementów jak przepisy czy porady dietetyczne.

Co więcej, ekspozytory muszą dotrzeć do wszystkich punktów w tym samym tygodniu, przed rozpoczęciem ogólnopolskiej kampanii reklamowej.

Samodzielna organizacja takiej operacji byłaby ogromnym wyzwaniem logistycznym – wymagałaby nie tylko precyzyjnego przygotowania kilkuset identycznych zestawów, ale także koordynacji dostaw do różnych lokalizacji.

Firma konfekcjonująca może nie tylko zapewnić dokładne i jednolite przygotowanie wszystkich standów, ale często także zająć się logistyką dostaw. Dzieje się tak ponieważ dysponuje ona przestrzenią do równoczesnego przygotowania większej liczby ekspozytorów, kadrami przeszkolonymi w ich wydajnym towarowaniu oraz know-how, które pozwala skutecznie przeprowadzić przedsięwzięcie od strony logistycznej.

Jakie korzyści przynosi profesjonalne konfekcjonowanie produktów?

Oszczędność czasu i redukcja kosztów

Zlecając konfekcjonowanie towaru zewnętrznej firmie, unikasz szeregu ukrytych kosztów, które często umykają w początkowych kalkulacjach. Oczywistym jest, że nie musisz inwestować w specjalistyczny sprzęt – zgrzewarki, maszyny do foliowania czy systemy etykietujące. Jest on nie tylko drogi w zakupie, ale – o czym często się zapomina przy podobnych analizach – wymaga także regularnej konserwacji i napraw.

Nie ponosisz też kosztów szkolenia pracowników, ani ich okresowych przestojów. W przypadku własnego zespołu musisz być przygotowany na sytuacje, gdy pracownicy są na urlopach lub zwolnieniach chorobowych, co wymaga utrzymywania dodatkowego personelu w rezerwie. Firma konfekcjonująca bierze na siebie takie problemy i z uwagi na skalę działania jest w stanie zapewnić ciągłość pracy.

Co więcej, pracując z zewnętrznym partnerem, unikasz inwestowania w dodatkową przestrzeń magazynową i stanowiska pracy. To szczególnie istotne w przypadku firm zlokalizowanych w dużych miastach, gdzie koszty wynajmu powierzchni są znaczące.

Elastyczność i możliwość szybkiego zwiększenia skali działań

Współpraca z profesjonalną firmą konfekcjonującą daje Ci możliwość szybkiego dostosowania się do potrzeb rynku.

W praktyce oznacza to, że możesz:

• Realizować duże, nieplanowane zamówienia bez stresu o własne możliwości produkcyjne
• Podejmować się projektów sezonowych bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu
• Testować nowe produkty i wprowadzać je na rynek bez długoterminowych zobowiązań
• Obsługiwać kilka różnych kanałów sprzedaży z różnymi wymaganiami co do pakowania

Firma konfekcjonująca może w krótkim czasie zwiększyć lub zmniejszyć skalę operacji. Jest to szczególnie cenne przy wprowadzaniu nowych produktów lub w branżach z wyraźną sezonowością sprzedaży.

Profesjonalne zaplecze i doświadczenie

Współpracując z wyspecjalizowaną firmą konfekcjonującą, zyskujesz dostęp do wiedzy i doświadczenia zdobytych podczas wieloletniej obsługi różnorodnych projektów.

Wśród tych korzyści znajdziesz m.in.:

• Doradztwo w zakresie najlepszych, najbardziej wydajnych i najmniej problematycznych rozwiązań jeśli chodzi o pakowanie Twoich produktów
• Znajomość aktualnych trendów i rozwiązań w branży
• Dostęp do sprawdzonych dostawców materiałów do pakowania (i często atrakcyjniejszych cen z uwagi na skalę działania firmy konfekcjonującej!)
• Wypracowane procedury kontroli jakości, które przekładają się na mniejszą ilość strat w materiałach i kosztownych błędów
• Znajomość wymogów różnych sieci handlowych i umiejętność dostosowania się do nich

Profesjonalny partner może też doradzić w kwestiach logistycznych czy prawnych, szczególnie w przypadku produktów wymagających specjalnego traktowania lub oznakowania.

Gwarancja jakości

Konfekcjonowanie usługowe to nie tylko same czynności pakowania czy etykietowania – to też cały system zapewnienia jakości.

Obejmuje on działania, na które niewiele firm FMCG może sobie pozwolić z uwagi na koszty lub których wydajne wdrożenie byłoby dla niewyspecjalizowanej w konfekcjonowaniu firmy bardzo trudne. Mowa na przykład o:

• Szczegółowej kontroli każdej partii produktów
• Weryfikacji zgodności etykiet i oznakowań przed rozpoczęciem procesu konfekcjonowania produktów
• Kontroli jakości na każdym etapie konfekcjonowania
• Wyrywkowej kontroli gotowych produktów
• Dokumentacji fotograficznej w przypadku produktów premium lub nietypowych opakowań
• Przechowywaniu próbek kontrolnych z każdej partii
• Pełnej identyfikowalności partii spakowanych produktów w przypadku potrzeby wycofania ich z rynku

Powyższe działania są szczególnie istotne dla producentów FMCG, dla których kontrola jakości konfekcjonowania realizowanego własnymi siłami stanowi poważne wyzwanie. Zatrudnienie dedykowanego kontrolera jakości dla stosunkowo niewielkiej operacji pakowania często jest nieuzasadnione kosztowo, a przydzielenie tych obowiązków pracownikom produkcji może prowadzić do niedopatrzeń.

Z kolei alternatywa w postaci oszczędzania na tych procesach często kończy się błędami, które potrafią uczynić cały proces bardzo drogim.

Profesjonalna firma konfekcjonująca posiada wypracowane procedury i dedykowany personel do kontroli jakości, co pozwala na utrzymanie wysokich standardów przy rozsądnych kosztach.

Koncentracja na tzw. „core business”

Oddanie konfekcjonowania towaru w ręce zewnętrznej firmy pozwala skupić się na tym, co najistotniejsze dla zbudowania wartości firmy. Jest to na przykład rozwój nowych produktów, tworzenie relacji z klientami czy optymalizacja procesów biznesowych, których przedsiębiorstwo nie chce lub nie może outsourcować.

Innymi słowy: zamiast zajmować się operacyjnymi szczegółami pakowania czy logistyki, Twój zespół może skoncentrować się na zadaniach, które w o wiele większym stopniu przekładają się na rozwój Twojej firmy.

Czy konfekcjonowanie to rozwiązanie dla Twojej firmy?

Podsumowując, profesjonalne konfekcjonowanie może być odpowiedzią na wiele wyzwań, przed którymi stają producenci FMCG.

Szczególnie warto rozważyć współpracę z zewnętrzną firmą konfekcjonującą w okresach dynamicznego rozwoju, gdy potrzebujesz elastycznego partnera, który dostosuje się do rosnącego popytu na produkty Twojej firmy.

To także idealne rozwiązanie, gdy mierzysz się z sezonowymi skokami sprzedaży lub wprowadzasz nowe produkty na rynek.

Zlecając konfekcjonowanie produktów na zewnątrz, możesz skupić się na rozwoju swojego biznesu zamiast na operacyjnych szczegółach związanych z pakowaniem, i jednocześnie mieć pewność profesjonalnej kontroli jakości bez konieczności rozbudowy własnego zespołu.

Oczywiście, każda firma ma swoją specyfikę i własne potrzeby. Jeśli nadal zastanawiasz się, czy konfekcjonowanie sprawdzi się w Twoim przypadku, to skontaktuj się ze mną na te dane i umów bezpłatną konsultację. Razem z zespołem TRANSPAK przeanalizujemy Twoją sytuację i zaproponujemy optymalne rozwiązanie skrojone pod potrzeby Twojej firmy.